Przejdź do treści 
Najem okazjonalny u notariusza to forma umowy, która daje właścicielom mieszkań większe bezpieczeństwo prawne. Zgodnie z przepisami, najem okazjonalny to umowa wynajmu mieszkania zawarta na czas oznaczony, jednak nie dłuższy niż 10 lat. Jest to rozwiązanie dedykowane osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.
Przede wszystkim, najem okazjonalny charakteryzuje się kilkoma istotnymi cechami. Od 2023 roku jest opodatkowany wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych ze stawką 8,5% do kwoty 100 000 zł rocznie (powyżej tej kwoty stawka wzrasta do 12,5%). Dodatkowo, właściciel musi zgłosić umowę do urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu. Warto również wiedzieć, że kaucja w najmie okazjonalnym nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu, a koszt sporządzenia niezbędnych oświadczeń u notariusza wynosi około 300 zł.
W tym artykule kompleksowo omawiamy wszystkie aspekty związane z najmem okazjonalnym u notariusza – od wymaganych dokumentów, przez koszty i formalności, po obowiązki podatkowe. Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem nieruchomości czy potencjalnym najemcą, znajdziesz tutaj praktyczne informacje, które pomogą Ci bezpiecznie przeprowadzić cały proces.
Czym jest najem okazjonalny i kto może z niego skorzystać?
W polskim prawie najem okazjonalny funkcjonuje jako specyficzna forma umowy, która w porównaniu ze standardowym najmem zapewnia większą ochronę właścicielom nieruchomości.
Definicja według ustawy o najmie okazjonalnym
Zgodnie z art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów, najem okazjonalny lokalu to umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel będący osobą fizyczną nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Przepis ten został wprowadzony do polskiego prawa 17 grudnia 2009 roku. Umowa musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Dodatkowo, najem okazjonalny dotyczy wyłącznie lokali służących do zaspokajania potrzeb mieszkaniowych.
Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego?
Najem okazjonalny charakteryzuje się ograniczeniami podmiotowymi. Z tej formy mogą skorzystać jedynie osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej w zakresie wynajmu. Oznacza to, że ani firmy, ani osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą dotyczącą najmu nieruchomości nie mogą zawierać takich umów.
Ponadto, umowa najmu okazjonalnego przysługuje jedynie właścicielom lokali, czyli również posiadaczom własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu. Wykluczone jest zatem wykorzystanie tej umowy w celu podnajmu lokalu lub jego części. Przedmiotem najmu okazjonalnego może być wyłącznie lokal służący zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych – nie można w ramach tej umowy wynajmować lokali użytkowych takich jak biura, sklepy czy magazyny.
Różnice między najmem zwykłym a okazjonalnym
Podstawowa różnica dotyczy stopnia ochrony wynajmującego. W standardowej umowie najmu lokatorzy są chronieni przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów, co może utrudniać eksmisję. Natomiast najem okazjonalny pozwala właścicielowi na skuteczniejsze egzekwowanie swoich praw dzięki notarialnemu oświadczeniu najemcy o poddaniu się egzekucji.
Kolejna istotna różnica to czas trwania umowy – najem okazjonalny może być zawarty tylko na czas określony (maksymalnie 10 lat), podczas gdy najem tradycyjny dopuszcza umowy bezterminowe.
Najem okazjonalny znosi również okres ochronny uniemożliwiający eksmisję w okresie od 1 listopada do 31 marca i nie zakazuje eksmisji małoletnich lokatorów czy kobiet w ciąży. Jednakże wymaga on dodatkowych formalności, takich jak wizyta u notariusza oraz wskazanie przez najemcę lokalu zastępczego.
Jakie dokumenty są wymagane u notariusza?
Podpisując umowę najmu okazjonalnego, kluczową rolę odgrywa notariusz, który przygotowuje najważniejszy dokument zabezpieczający interesy wynajmującego. Do pełnej dokumentacji najmu okazjonalnego potrzebne są trzy załączniki, z których tylko jeden wymaga wizyty u notariusza.
Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji
Najważniejszym dokumentem jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się on egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego. Ten dokument jako jedyny jest przygotowywany przez notariusza na podstawie dostarczonej wcześniej umowy najmu okazjonalnego. Stanowi on tytuł wykonawczy zastępujący wyrok sądu, co umożliwia szybką eksmisję bez konieczności prowadzenia długotrwałego procesu sądowego.
Wskazanie lokalu zastępczego
Drugim wymaganym dokumentem jest pisemne oświadczenie najemcy wskazujące inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji. Ten dokument może być sporządzony w zwykłej formie pisemnej. Lokal zastępczy musi spełniać podstawowe wymagania mieszkalne, ale nie musi być własnością najemcy – może to być również mieszkanie wynajmowane lub należące do rodziny najemcy.
Zgoda właściciela lokalu zastępczego
Trzecim dokumentem jest pisemne oświadczenie właściciela lokalu zastępczego lub osoby posiadającej tytuł prawny do tego lokalu, wyrażające zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w przypadku eksmisji. Na żądanie wynajmującego podpis osoby składającej to oświadczenie może być notarialnie poświadczony, co zwiększa wiarygodność dokumentu.
Forma aktu notarialnego i wymagane dane
Do sporządzenia aktu notarialnego potrzebne są: dokument tożsamości, umowa najmu okazjonalnego oraz dane osobowe najemcy (wszystkie imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, stan cywilny, adres zamieszkania, rodzaj i numer dokumentu tożsamości).
Najczęstsze błędy przy kompletowaniu dokumentów
Najczęstsze błędy to brak oświadczenia w formie aktu notarialnego (skutkuje przekształceniem w zwykły najem), brak weryfikacji praw właściciela lokalu zastępczego oraz niezgłoszenie najmu do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od jego rozpoczęcia.
Koszty i formalności u notariusza w 2025 roku
Formalności notarialne związane z najmem okazjonalnym wiążą się z określonymi kosztami i procedurami, które warto poznać przed wizytą w kancelarii. Szczególnie istotne jest to w kontekście zmian w opłatach notarialnych, które obowiązują w 2025 roku.
Najem okazjonalny notariusz cena – ile to kosztuje?
Koszty notarialne przy najmie okazjonalnym w 2025 roku obejmują przede wszystkim taksę notarialną za sporządzenie aktu notarialnego z oświadczeniem o poddaniu się egzekucji. Zgodnie z przepisami, opłata ta wynosi 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę, co w 2025 roku daje kwotę 466,60 zł netto. Do tego należy doliczyć 23% podatku VAT oraz koszt wypisów w wysokości 6 zł netto za każdą stronę. W przypadku poświadczenia podpisu właściciela lokalu zastępczego, dodatkowa opłata wynosi 20 zł netto. Łączny koszt z uwzględnieniem wszystkich opłat wyliczony zostanie w trakcie wizyty u notariusza.
Kto ponosi koszty aktu notarialnego?
Ustawodawca nie określił jednoznacznie, kto powinien pokryć koszty notarialne. W praktyce stosowane są trzy rozwiązania:
- Właściciel pokrywa całość kosztów – najczęstsze rozwiązanie, ponieważ to jego interesy są zabezpieczane.
- Koszty dzielone po połowie między właściciela i najemcę.
- Najemca pokrywa całość kosztów – rzadziej spotykane, ale może być warunkiem zawarcia umowy.
Warto pamiętać, że strony mogą dowolnie ustalić podział kosztów, jednak powinno to zostać jasno określone w umowie najmu.
Czy właściciel musi być obecny u notariusza?
Obecność u notariusza jest wymagana wyłącznie od najemcy, ponieważ to on składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Wynajmujący nie musi stawiać się w kancelarii notarialnej, choć w praktyce często obie strony pojawiają się na spotkaniu, aby dopełnić wszystkich formalności jednocześnie. Notariusz sporządza akt na podstawie dostarczonej wcześniej umowy najmu oraz sprawdza, czy zawiera ona niezbędne elementy, takie jak dane osobowe stron czy termin zwrotu lokalu.
Czas oczekiwania na dokumenty notarialne
Standardowy czas realizacji dokumentów notarialnych przy najmie okazjonalnym wynosi zazwyczaj 1-2 dni robocze. W przypadku wyboru elektronicznego podpisu kwalifikowanego, czas ten może zostać skrócony do jednego dnia roboczego. Notariusz przygotowuje akt notarialny na podstawie dostarczonej umowy najmu, dlatego warto wcześniej umówić wizytę i przesłać wszystkie niezbędne dokumenty, aby przyspieszyć proces.
Zgłoszenie do urzędu skarbowego i skutki prawne
Dopełnienie formalności u notariusza to dopiero początek drogi dla właścicieli korzystających z najmu okazjonalnego. Kolejnym krokiem jest zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego.
Obowiązek zgłoszenia w ciągu 14 dni
Właściciel lokalu ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na swoje miejsce zamieszkania w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Termin ten liczy się od momentu faktycznego przekazania lokalu najemcy, a nie od dnia podpisania umowy u notariusza. Na żądanie najemcy właściciel musi przedstawić potwierdzenie takiego zgłoszenia.
Konsekwencje braku zgłoszenia
Niezgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego w wymaganym terminie nie powoduje jej unieważnienia, jednak umowa traci status najmu okazjonalnego. W praktyce oznacza to, że właściciel nie może skorzystać z przywilejów, jakie daje ta forma najmu, szczególnie w zakresie uproszczonej procedury eksmisji najemcy. Umowa będzie traktowana jak zwykły najem, mimo poniesionych kosztów notarialnych.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Od 2023 roku jedyną formą opodatkowania najmu prywatnego jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Stawka podatku wynosi 8,5% dla przychodów do 100 tysięcy złotych rocznie oraz 12,5% dla nadwyżki ponad tę kwotę. Podatek należy opłacać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu.
PIT-28 i rozliczenie roczne
Na koniec roku podatkowego, osoby uzyskujące przychody z najmu zobowiązane są do złożenia deklaracji PIT-28. Za rok 2025 deklarację należy złożyć między 15 lutego a 30 kwietnia 2026 roku. Można to zrobić elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy lub w formie papierowej. Nieterminowe złożenie deklaracji może skutkować naliczeniem odsetek za zwłokę, a w poważniejszych przypadkach również karami przewidzianymi w Kodeksie karnym skarbowym.
Podsumowanie
Najem okazjonalny stanowi niewątpliwie korzystne rozwiązanie dla właścicieli nieruchomości, którzy cenią sobie bezpieczeństwo prawne oraz sprawną egzekucję w przypadku problemów z najemcą. Przede wszystkim, forma ta zapewnia znacznie skuteczniejszą ochronę niż tradycyjny najem, głównie dzięki notarialnemu oświadczeniu najemcy o poddaniu się egzekucji. Warto jednak pamiętać, że korzyści te wiążą się z koniecznością dopełnienia określonych formalności.
Właściciele lokali powinni dokładnie zapoznać się z procedurą sporządzania umowy najmu okazjonalnego. Należy przygotować wszystkie wymagane dokumenty, a następnie udać się do notariusza w celu uzyskania aktu notarialnego. Całkowity koszt tej usługi w 2025 roku wynosi około 620 zł brutto, co wobec zapewnianego bezpieczeństwa prawnego stanowi rozsądną inwestycję.
Dodatkowo, zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu jest absolutnie kluczowe. Zaniedbanie tego obowiązku skutkuje utratą wszystkich przywilejów najmu okazjonalnego, a umowa zostaje przekształcona w zwykły najem. Dlatego też należy skrupulatnie pilnować terminów i formalności podatkowych, łącznie z corocznym składaniem deklaracji PIT-28.
Biorąc pod uwagę wszystkie aspekty, najem okazjonalny pozostaje atrakcyjnym rozwiązaniem dla osób fizycznych wynajmujących swoje nieruchomości. Chociaż wymaga więcej formalności niż zwykła umowa najmu, zapewnia znacznie większe bezpieczeństwo i kontrolę nad swoją własnością. Dzięki temu właściciel może spać spokojnie, wiedząc, że w razie problemów z najemcą dysponuje skutecznymi narzędziami prawnymi do ochrony swoich interesów.
